Automatisierung von Datenschutzprozessen: Die nächste Stufe des Datenschutzes

Als Datenschutzpraktiker weiß ich, wie es ist, in unterbesetzten Datenschutzteams den Betrieb zu managen. Meine Tage waren ausgefüllt mit der Überprüfung von frei formulierten Fragebögen für Datenschutz-Folgenabschätzungen (PIAs). Ich führte Lieferantenbewertungen durch (die die Beteiligten nur widerwillig ausfüllten). Ich nahm an mühsamen Meetings teil, um Datenbankschemata zu prüfen, damit Prozesse für Betroffenenanfragen (DSR) eingehalten werden können. Oder ich führte endlose regelmäßige Überprüfungen der an Drittanbieter-Werbetreibende weitergegebenen Daten durch, um das Einwilligungsverhalten zu validieren.

Jede Aufgabe fühlte sich wie ein Kampf gegen den Strom an – mühsam, zeitaufwendig, monoton und fehleranfällig. Ständig dachte ich: „Es muss doch einen besseren Weg geben.“ 

Die Antwort: Ersetzen Sie manuelle Prozesse durch automatisierte Lösungen. So können Datenschutzexperten ihren Fokus auf proaktivere und strategischere Initiativen richten und ihre Programme auf langfristigen Erfolg ausrichten.

Die sich wandelnde Datenschutzlandschaft

Die Herausforderungen im Bereich Datenschutz nehmen in Bezug auf Risiken und Verantwortlichkeiten weiterhin zu. Natürlich gibt es rechtliche und regulatorische Neuerungen, wie zum Beispiel acht neue Datenschutzgesetze in den Vereinigten Staaten im Jahr 2025. Darüber hinaus setzen Unternehmen verstärkt auf neue Technologien. Einerseits revolutioniert der KI-Boom die Unternehmen, andererseits bringt er auch neue Anforderungen an die Governance mit sich. Datenschutzexperten sind nun möglicherweise direkt daran beteiligt, sicherzustellen, dass neue KI-Produkte und -Dienstleistungen den bestehenden Datenschutzanforderungen entsprechen.

Diese Entwicklungen verstärken die Schwächen manueller Datenschutzprozesse. Sich auf Tabellenkalkulationen, statische Fragebögen, Messaging-Plattformen und punktuelle Bewertungen zu verlassen, ist nicht mehr tragbar.

Datenschutzprogramme benötigen Lösungen, die kontinuierliche Transparenz, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit bieten.

Die Herausforderungen manueller Datenschutzprozesse

Erstellung eines Dateninventars

‍Um das Datenschutzrisiko wirksam zu reduzieren, benötigen Datenschutzteams ein klares Verständnis darüber, wo sich ihre Daten innerhalb der Organisation befinden. Das Aufdecken dieser Informationen erfordert jedoch häufig das Versenden von Fragebögen und die Organisation von Meetings – nur um anschließend mühsam visuelle Datenkarten zu erstellen, die bereits veraltet sind, sobald sie fertiggestellt werden. Beteiligte verzögern oft das Ausfüllen von Formularen oder verschieben Meetings, was diese Aufgabe noch umständlicher und frustrierender macht. Alternativ verfügen Sie vielleicht über ein Tool, das bei der Datenklassifizierung unterstützt, sich aber auf veraltete Methoden wie reguläre Ausdrücke (Regex) oder manuelle Anpassungen stützt. Oder Sie haben ein Tool mit einer ansprechenden Benutzeroberfläche, das jedoch lediglich die Arbeit repliziert, die Sie ohnehin schon in Tabellenkalkulationen erledigen.

Das ideale Szenario? Automatisieren Sie die Datenzuordnung, um ein dynamisches Inventar kontextreicher personenbezogener Informationen zu erstellen und zu pflegen, das kontinuierlich aktualisiert wird, während sich das personenbezogene Datenökosystem Ihrer Organisation weiterentwickelt. Dieser Ansatz gibt Datenschutzbeauftragten die Sicherheit, dass ihr Dateninventar stets aktuell bleibt, verringert den Bedarf an manuellen Aktualisierungen und verschafft ihnen Freiraum, sich anderen Aufgaben des Datenschutzprogramms zu widmen.

Implementierung von Datenschutzkontrollen

‍Sie kennen das Prozedere: Stakeholder füllen Freitext-Fragebögen für Datenschutz-Folgenabschätzungen oder Lieferantenbewertungen aus. Datenschutzexperten analysieren anschließend die Informationen, dokumentieren die Ergebnisse und setzen Maßnahmen um, wie z. B. das Aktualisieren von Hinweisen oder die Implementierung von Einwilligungsmechanismen. Künftige Änderungen hängen davon ab, dass die Stakeholder das Datenschutzteam proaktiv informieren, was kritische Lücken entstehen lässt, da sich Geschäftspraktiken schnell weiterentwickeln und Personalwechsel das institutionelle Wissen zur Einhaltung etablierter Governance-Prozesse beseitigen.

Was ist also die Lösung? Es ist notwendig, ein Datenschutz-Monitoring einzuführen, indem administrative Papierkontrollen durch automatisierte technische Kontrollen ersetzt werden, Richtlinien festgelegt werden, die speziell auf die Verarbeitungstätigkeiten Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, und Abweichungen in Echtzeit zur Analyse markiert werden.

Tägliche Abläufe verwalten

‍Datenschutzfachleute hetzen von einer Bewertung oder Besprechung zur nächsten und dokumentieren dabei Kontrollen und Entscheidungen. Sie haben kaum Zeit, innezuhalten und strategisch über die Verbesserung der Datenschutzprozesse nachzudenken. Das führt dazu, dass sie wenig Vertrauen darin haben, alle Verarbeitungstätigkeiten im Unternehmen umfassend zu überblicken, und nachts wachliegen, weil sie sich Sorgen über potenzielle, unerkannte Risiken machen.

Was können wir als Datenschutzfachleute anders machen? Wir müssen Ressourcen optimieren, indem wir bestimmte Aufgaben automatisieren, um die Datenschutz-Governance-Prozesse zu verbessern, die Zeit der Datenschutzfachleute optimal zu nutzen und ihnen zu ermöglichen, sich auf Strategie, Risikomanagement und operative Effizienz des Datenschutzprogramms zu konzentrieren.

Setzen eines neuen Standards für Datenschutzmanagement

In einer idealen Welt müssten Datenschutzteams ihre Zeit nicht damit verbringen, Stakeholdern wegen Updates hinterherzulaufen oder sich über Lücken in der Compliance Sorgen zu machen. Stattdessen könnten sie sich vertrauensvoll auf bewährte Tools verlassen, die mit den innovativen Praktiken ihrer Organisationen Schritt halten.

Reflektieren Sie über Ihre Datenschutzprozesse: Verlassen Sie sich noch auf veraltete Methoden, um immer komplexere Datenschutzanforderungen und Geschäftsabläufe zu verwalten? Wenn ja, ist es an der Zeit, auf intelligentere Lösungen umzusteigen. Moderne Technologien können Ihr Datenschutzprogramm von reaktiver Compliance zu proaktiver Steuerung weiterentwickeln.

Hier kann Cyera helfen. Die Plattform von Cyera wurde entwickelt, um Datenschutzexperten zu unterstützen mit:

• Kontinuierliche Datenerkennung: Cyera kann sich integrieren und Ihre Datenspeicher kontinuierlich scannen, um persönliche Informationen (strukturierte und unstrukturierte) sowohl in Cloud- als auch in On-Premises-Umgebungen mithilfe KI-gestützter Datenklassifizierungen zu identifizieren. So bleibt Ihr Datenbestand stets aktuell und enthält den notwendigen Kontext zu den Daten, um Ihre Entscheidungsfindung zu unterstützen.
  
• Automatisierte technische Kontrollen: Cyera kann individuell angepasste und kontextbezogene Richtlinien erstellen, die mit Ihren Verarbeitungstätigkeiten übereinstimmen, proaktiv Abweichungen überwachen und kennzeichnen sowie Vorschläge zur Behebung unterbreiten.
  
• Skalierbare und zuverlässige Lösungen: Cyera kann wiederkehrende Aufgaben automatisieren, sodass Datenschutzteams die Zeit ihrer begrenzten Mitarbeiter optimal nutzen, ihre Produktivität und Effizienz steigern und sich auf strategische Initiativen sowie operative Verbesserungen konzentrieren können.
  

Die Frage ist nicht, ob Innovation die Datenschutzprozesse verbessern kann – sondern, ob Sie bereit sind, den nächsten Schritt zu gehen. Mit den skalierbaren, automatisierten Lösungen von Cyera können Datenschutzexperten endlich einen neuen Standard im Datenschutzmanagement setzen – einen, der anpassungsfähig, effizient und zukunftssicher ist. Lassen Sie es uns gemeinsam möglich machen.

Erfahren Sie mehr über Cyeras Funktionen zum Datenschutz.