Automatisierung von Datenschutzmaßnahmen: Die nächste Stufe des Datenschutzes

Als Datenschutzexpertin kenne ich die Realität der Arbeit in unterbesetzten Datenschutzteams. Meine Tage waren ausgefüllt mit der Prüfung unstrukturierter Fragebögen für Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA), der Durchführung von Lieferantenbewertungen (die von den Beteiligten nur widerwillig mitgemacht wurden), der Teilnahme an langwierigen Meetings zur Bewertung von Datenbankschemata für die Bearbeitung von Betroffenenanfragen und der Durchführung endloser, regelmäßiger Überprüfungen von Daten, die mit Drittanbietern geteilt wurden, um das Einwilligungsverhalten zu validieren.

Jede Aufgabe fühlte sich wie ein Kampf gegen Windmühlen an – mühsam, zeitaufwendig, eintönig und fehleranfällig. Ich dachte ständig: „Das muss doch besser gehen.“

Die Lösung: Manuelle Prozesse durch automatisierte Datenschutzlösungen ersetzen. So können sich Datenschutzexperten auf proaktivere und strategischere Initiativen konzentrieren und ihre Programme mit einer skalierbaren Datenschutzplattform langfristig erfolgreich gestalten.

Die sich wandelnde Datenschutzlandschaft

Die Herausforderungen im Bereich Datenschutz nehmen hinsichtlich Risiken und Verantwortlichkeiten stetig zu. Neben rechtlichen und regulatorischen Neuerungen, wie beispielsweise acht neuen Datenschutzgesetzen in den USA im Jahr 2025, setzen Unternehmen verstärkt auf neue Technologien. Der KI-Boom revolutioniert zwar die Unternehmenswelt, bringt aber gleichzeitig neue Verantwortlichkeiten im Bereich Datenschutz mit sich. Datenschutzexperten sind künftig möglicherweise direkt daran beteiligt, sicherzustellen, dass neue KI-Produkte und -Dienstleistungen den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen.

Diese Entwicklungen verstärken die Schwächen manueller Datenschutzprozesse. Die Nutzung von Tabellenkalkulationen, statischen Fragebögen, Messaging-Plattformen und punktuellen Bewertungen ist nicht mehr tragbar.

Datenschutzprogramme benötigen Lösungen, die kontinuierliche Transparenz, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit gewährleisten – Schlüsseleigenschaften moderner Datenschutzsoftware, wie beispielsweise die Datenschutzplattform aus Cyera.

Die Herausforderungen manueller Datenschutzmaßnahmen

Erstellung eines Dateninventars

‍Um Datenschutzrisiken effektiv zu minimieren, benötigen Datenschutzteams einen klaren Überblick darüber, wo sich ihre Daten innerhalb der Organisation befinden. Die Ermittlung dieser Informationen erfordert jedoch häufig das Versenden von Fragebögen und die Durchführung von Meetings – nur um anschließend mühsam visuelle Datenkarten zu erstellen, die bei Fertigstellung bereits veraltet sind. Beteiligte zögern oft, Formulare auszufüllen oder Meetings zu verschieben, was diesen Prozess noch aufwendiger und frustrierender macht. Alternativ gibt es möglicherweise ein Tool zur Datenklassifizierung, das jedoch auf veralteten Methoden wie regulären Ausdrücken (Regex) oder manueller Anpassung basiert. Oder es verfügt über ein Tool mit einer ansprechenden Benutzeroberfläche, das aber lediglich die Arbeit in Tabellenkalkulationen wiederholt.

Das ideale Szenario? Die Datenermittlung und -zuordnung werden automatisiert, um ein dynamisches Inventar kontextreicher personenbezogener Daten zu erstellen und zu pflegen, das sich kontinuierlich an die Entwicklung des personenbezogenen Datenökosystems Ihres Unternehmens anpasst. Dieser Ansatz gibt Datenschutzbeauftragten die Gewissheit, dass ihr Dateninventar stets aktuell ist. Dadurch reduziert sich der Bedarf an manuellen Aktualisierungen, und sie haben mehr Zeit für andere Aufgaben im Bereich Datenschutz.

Durch die Nutzung von Cyeras Datenklassifizierung Mithilfe von Software und kontinuierlichen Datenermittlungsfunktionen können Datenschutzteams diese Zuordnungen automatisieren und die fortlaufende Einhaltung der Datenschutzbestimmungen gewährleisten.

Implementierung von Datenschutzmaßnahmen

‍Das Prozedere ist bekannt: Beteiligte füllen offene Fragebögen zur Bewertung der Datenschutzauswirkungen oder von Anbietern aus. Datenschutzexperten analysieren die Informationen, dokumentieren die Ergebnisse und implementieren Kontrollmaßnahmen, wie z. B. die Aktualisierung von Datenschutzhinweisen oder die Einführung von Einwilligungsmechanismen. Zukünftige Änderungen hängen davon ab, dass die Beteiligten das Datenschutzteam proaktiv informieren. Dadurch entstehen kritische Lücken, da sich Geschäftspraktiken schnell weiterentwickeln und Personalwechsel institutionelles Wissen über etablierte Governance-Prozesse verdrängen können.

Was ist also die Lösung? Es bedarf der Einrichtung von Datenschutzüberwachung und automatisierten technischen Kontrollen. Dazu müssen administrative, papierbasierte Kontrollen durch automatisierte technische Kontrollen ersetzt, Richtlinien speziell für die Verarbeitungstätigkeiten Ihres Unternehmens definiert und Abweichungen zur Echtzeitanalyse gekennzeichnet werden.

Management des täglichen Betriebs

‍Datenschutzbeauftragte sind ständig damit beschäftigt, von einer Bewertung oder einem Meeting zur nächsten zu hetzen und Kontrollen und Entscheidungen zu dokumentieren. Ihnen bleibt kaum Zeit, strategisch über die Verbesserung der Datenschutzmaßnahmen nachzudenken. Dadurch verlieren sie das Vertrauen, alle Verarbeitungsvorgänge im Unternehmen umfassend zu verstehen, und machen sich schlaflose Nächte wegen potenzieller, unentdeckter Risiken.

Was können wir als Datenschutzexperten anders machen? Wir müssen Ressourcen optimieren, indem wir bestimmte Aufgaben automatisieren, um die Prozesse der Datenschutz-Governance weiterzuentwickeln, die Zeit der Datenschutzexperten zu optimieren und ihnen zu ermöglichen, sich auf Strategie, Risikomanagement und operative Effizienz des Datenschutzprogramms zu konzentrieren.

Einen neuen Standard für das Datenschutzmanagement setzen

Im Idealfall müssten Datenschutzteams ihre Zeit nicht damit verbringen, Stakeholder nach Aktualisierungen zu fragen oder sich über Compliance-Lücken Sorgen zu machen. Stattdessen könnten sie sich vertrauensvoll auf bewährte Tools verlassen, die mit den innovativen Praktiken ihrer Organisationen Schritt halten.

Überprüfen Sie Ihre Datenschutzmaßnahmen: Setzen Sie noch auf veraltete Methoden, um die immer komplexer werdenden Datenschutzbestimmungen und Geschäftspraktiken zu bewältigen? Dann ist es Zeit für intelligentere Lösungen. Moderne Technologien können Ihnen helfen, Ihr Datenschutzprogramm von reaktiver Compliance zu proaktiver Governance weiterzuentwickeln.

Hier kann Cyera helfen. Die Plattform von Cyera wurde entwickelt, um Datenschutzexperten folgende Möglichkeiten zu bieten:

• Kontinuierliche DatenerkennungCyera kann Ihre Datenspeicher integrieren und kontinuierlich scannen, um personenbezogene Daten (strukturiert und unstrukturiert) sowohl in Cloud- als auch in On-Premise-Umgebungen mithilfe KI-gestützter Datenklassifizierungen zu identifizieren. So wird sichergestellt, dass Ihr Datenbestand auf dem neuesten Stand bleibt und den notwendigen Kontext zu den Daten enthält, um Ihre Entscheidungsfindung zu unterstützen.
  
• Automatisierte technische KontrollenCyera kann maßgeschneiderte und kontextbezogene Richtlinien erstellen, die auf Ihre Verarbeitungstätigkeiten abgestimmt sind, Abweichungen proaktiv überwachen und zur Überprüfung kennzeichnen sowie Abhilfemaßnahmen vorschlagen.
  
• Skalierbare und zuverlässige LösungenCyera kann wiederkehrende Aufgaben automatisieren, sodass Datenschutzteams die Zeit ihrer begrenzten Mitarbeiterzahl optimal nutzen, ihre Produktivität und Effektivität steigern und sich auf strategische Initiativen und operative Verbesserungen konzentrieren können.
  

Die Frage ist nicht, ob Innovationen den Datenschutz verbessern können – sondern ob Sie bereit sind, den Schritt zu wagen. Mit den skalierbaren, automatisierten Lösungen von Cyera können Datenschutzexperten endlich einen neuen Standard für das Datenschutzmanagement setzen – einen, der anpassungsfähig, effizient und zukunftssicher ist. Packen wir es an!

Erfahren Sie mehr über Cyera's Funktionen zum DatenschutzDie