Automatización de las operaciones de privacidad: la próxima frontera de la protección de datos

Como profesional de privacidad, conozco la realidad de gestionar operaciones en equipos de privacidad con recursos limitados. Mis días se llenaban de revisar cuestionarios de formato libre para evaluaciones de impacto en la privacidad (PIA). Realizar revisiones de proveedores (que los interesados completaban a regañadientes). Asistir a reuniones minuciosas para evaluar los esquemas de bases de datos a fin de mantener los procesos de solicitudes de titulares de datos (DSR). O realizar interminables revisiones periódicas de los datos compartidos con anunciantes externos para validar el comportamiento de consentimiento.

Cada tarea se sentía como una batalla cuesta arriba: manual, lenta, monótona y propensa a errores. No dejaba de pensar: "Tiene que haber una mejor manera." 

La respuesta: Reemplazar los procesos manuales con soluciones automatizadas. De este modo, los profesionales de privacidad pueden enfocar su atención en iniciativas más proactivas y estratégicas, preparando sus programas para el éxito a largo plazo.

El panorama de privacidad en evolución

El reto de la privacidad sigue creciendo en términos de riesgos y responsabilidades. Por supuesto, hay actualizaciones legales y regulatorias, como ocho nuevas leyes de privacidad en Estados Unidos en 2025. Además, las empresas están adoptando tecnologías emergentes. Por un lado, el auge de la IA está revolucionando a las organizaciones, pero también está introduciendo nuevas responsabilidades de gobernanza. Ahora, los profesionales de privacidad pueden estar directamente involucrados en garantizar que los nuevos productos y servicios de IA cumplan con los requisitos existentes de protección de datos.

Estos desarrollos amplifican las grietas en los procesos manuales de privacidad. Confiar en hojas de cálculo, cuestionarios estáticos, plataformas de mensajería y evaluaciones puntuales ya no es sostenible. 

Los programas de privacidad necesitan soluciones que ofrezcan visibilidad continua, adaptabilidad y escalabilidad.

Los desafíos de las operaciones manuales de privacidad

Creación de un inventario de datos

‍Para reducir eficazmente el riesgo de privacidad, los equipos de privacidad necesitan comprender con claridad dónde se encuentra su información dentro de la organización. Sin embargo, descubrir esta información a menudo requiere enviar cuestionarios y coordinar reuniones, para luego crear meticulosamente mapas de datos visuales que ya están desactualizados cuando se terminan. Con frecuencia, las partes interesadas tardan en completar formularios o reprograman reuniones, lo que hace que este ejercicio sea aún más engorroso y frustrante. Alternativamente, puede que cuentes con una herramienta que ayude con la clasificación de datos, pero que dependa de métodos obsoletos como expresiones regulares (regex) o ajustes manuales. O quizás tengas una herramienta con una interfaz de usuario pulida, pero que simplemente replica el trabajo que ya haces en hojas de cálculo.

¿El escenario ideal? Automatizar los esfuerzos de mapeo de datos para crear y mantener un inventario vivo de información personal rica en contexto, que se actualice continuamente a medida que evoluciona el ecosistema de datos personales de tu organización. Este enfoque les da a los profesionales de privacidad la confianza de que su inventario de datos se mantiene al día, reduce la necesidad de actualizaciones manuales y les permite enfocarse en otras tareas del programa de privacidad.

Implementación de controles de privacidad

‍Ya te la sabes: las partes interesadas llenan cuestionarios de formato libre para evaluaciones de impacto en la privacidad o de proveedores. Luego, los profesionales de privacidad analizan la información, documentan los resultados e implementan controles, como actualizar avisos o implementar mecanismos de consentimiento. Cualquier cambio futuro depende de que las partes interesadas informen proactivamente al equipo de privacidad, lo que deja espacio para brechas críticas, ya que las prácticas empresariales evolucionan rápidamente y los cambios de personal eliminan el conocimiento institucional necesario para seguir los procesos de gobernanza establecidos.

Entonces, ¿cuál es la respuesta? Es necesario establecer un monitoreo de privacidad reemplazando los controles administrativos en papel con controles técnicos automatizados, definiendo políticas específicas para las actividades de procesamiento de su organización y señalando desviaciones para su análisis en tiempo real.

Gestión de las operaciones diarias

‍Los profesionales de privacidad están atrapados saltando de una evaluación o reunión a la siguiente, documentando controles y decisiones. Tienen poco o nada de tiempo para dar un paso atrás y pensar de forma estratégica sobre cómo mejorar las operaciones de privacidad. Esto les deja con poca confianza en que comprendan de manera integral todas las actividades de procesamiento en toda la organización y los mantiene despiertos por la noche preocupándose por posibles riesgos que pasan desapercibidos.

¿Qué podemos hacer diferente como profesionales de la privacidad? Necesitamos optimizar los recursos automatizando ciertas tareas para madurar los procesos de gobernanza de la privacidad, optimizando el tiempo de los profesionales de la privacidad y permitiéndoles enfocarse en la estrategia, la gestión de riesgos y la eficiencia operativa del programa de privacidad.

Estableciendo un nuevo estándar para la gestión de la privacidad

En un mundo ideal, los equipos de privacidad no tendrían que pasar sus días persiguiendo a las partes interesadas para obtener actualizaciones ni preocupándose por brechas en el cumplimiento. En su lugar, podrían confiar con seguridad en herramientas de confianza que mantengan el ritmo de las prácticas innovadoras de sus organizaciones.

Reflexiona sobre tus operaciones de privacidad: ¿estás confiando en métodos obsoletos para gestionar requisitos de privacidad y prácticas comerciales cada vez más complejos? Si es así, es momento de adoptar soluciones más inteligentes. La tecnología moderna puede ayudar a transformar tu programa de privacidad de un cumplimiento reactivo a una gobernanza proactiva.

Aquí es donde Cyera puede ayudar. La plataforma de Cyera está diseñada para capacitar a los profesionales de privacidad con:

• Descubrimiento continuo de datos: Cyera puede integrarse y escanear de forma continua tus almacenes de datos para identificar información personal (estructurada y no estructurada) tanto en entornos en la nube como locales, utilizando clasificaciones de datos impulsadas por IA, lo que garantiza que tu inventario de datos se mantenga actualizado y contenga el contexto necesario sobre los datos para respaldar tu toma de decisiones.
  
• Controles Técnicos Automatizados: Cyera puede establecer políticas personalizadas y contextuales que se alineen con tus actividades de procesamiento, monitoreando proactivamente y marcando desviaciones para tu revisión y sugiriendo acciones de remediación.
  
• Soluciones escalables y confiables: Cyera puede automatizar tareas repetitivas, lo que permite que los equipos de privacidad optimicen el tiempo de su personal limitado, mejoren su productividad y eficacia, y se enfoquen en iniciativas estratégicas y mejoras operativas.
  

La pregunta no es si la innovación puede mejorar las operaciones de privacidad, sino si estás listo para dar el salto. Al adoptar las soluciones escalables y automatizadas de Cyera, los profesionales de privacidad finalmente pueden establecer un nuevo estándar para la gestión de la privacidad: uno que sea adaptable, eficiente y preparado para el futuro. Hagámoslo realidad.

Obtén más información sobre las capacidades de privacidad de datos de Cyera.