Datos obsoletos

Los datos obsoletos son datos recopilados que ya no se necesitan en una organización para las operaciones diarias. A veces, los datos recopilados nunca fueron necesarios. La mayoría de las organizaciones almacenan una cantidad considerable de datos obsoletos, que pueden incluir:

• Listas antiguas de empleados
• Múltiples versiones de presentaciones
• Datos personales desactualizados
• Datos antiguos de uso
• Datos históricos de comportamiento
• Datos de investigación desactualizados

Simplemente crear una versión actualizada de un archivo y compartirla, pero no eliminar las versiones obsoletas, aumenta la cantidad de datos caducados o inactivos. Este tipo de actividad ocurre muchas veces al día en la organización típica. 

Cada vez más, se almacenan petabytes de datos en diferentes plataformas de nube públicas y privadas y están dispersos por todo el mundo. Estos recursos compartidos de archivos y sistemas de gestión de documentos, a menudo mal protegidos, representan un objetivo atractivo para los ciberatacantes. Si las organizaciones almacenan una cantidad significativa de datos no estructurados, es poco probable que tengan visibilidad de la huella de su superficie de datos, y aún menos probable que la estén protegiendo adecuadamente. Los datos obsoletos y no estructurados pueden ser:

• Fácilmente accesible
• Mal asegurado
• Sin monitoreo para el acceso a datos 

Los datos obsoletos tampoco son relevantes para las operaciones diarias y, por lo tanto, pueden obstaculizar la capacidad de una empresa para tomar buenas decisiones comerciales basadas en las condiciones actuales del mercado. Un estudio de Dimensional Research mostró que “82 por ciento de las empresas están tomando decisiones basadas en información obsoleta” y “85 por ciento afirma que estos datos obsoletos están llevando a decisiones incorrectas y a pérdida de ingresos.” 

El cambio a la nube genera varios desafíos. Muchas organizaciones no saben qué datos tienen, dónde se encuentran (en las instalaciones, en entornos de nube pública o privada, o una combinación de estos), por qué se están almacenando y cómo se protegen los datos. 

Aunque el big data y el análisis de datos pueden proporcionar información procesable y mejorar las capacidades de automatización, gran parte de los datos que las organizaciones recopilan, procesan y almacenan están desorganizados y no estructurados. Lamentablemente, los datos obsoletos o inactivos pueden aumentar por igual los costos de almacenamiento y los riesgos de seguridad, sin aportar ningún beneficio empresarial. Para reducir los riesgos, las organizaciones deben identificar los datos obsoletos y luego decidir si trasladarlos (almacenarlos de forma más segura), archivarlos o eliminarlos. Las organizaciones también deben establecer una política consistente para identificar y gestionar los datos obsoletos de forma continua.