Données obsolètes

Les données obsolètes sont des données collectées qui ne sont plus nécessaires à une organisation pour ses opérations quotidiennes. Parfois, les données collectées n'ont jamais été nécessaires. La plupart des organisations stockent une quantité importante de données obsolètes, qui peuvent inclure :

• Anciennes listes d'employés
• Plusieurs versions de présentations
• Données personnelles obsolètes
• Anciennes données d'utilisation
• Données comportementales historiques
• Données de recherche obsolètes 

Le simple fait de créer une version mise à jour d’un fichier et de la partager, sans supprimer les versions obsolètes, augmente la quantité de données périmées ou inactives. Ce type d’activité se produit de nombreuses fois par jour dans une organisation typique.

De plus en plus, des pétaoctets de données sont stockés sur différentes plateformes cloud publiques et privées et sont dispersés à travers le monde. Ces partages de fichiers et systèmes de gestion documentaire, souvent mal sécurisés, constituent une cible attrayante pour les cyberattaquants. Si les organisations stockent une quantité importante de données non structurées, il est peu probable qu'elles aient une visibilité sur l'étendue de leur surface de données, et encore moins qu'elles la protègent de manière adéquate. Les données obsolètes et non structurées peuvent être :

• Facilement accessible
• Mal sécurisé
• Non surveillé pour l'accès aux données 

Les données obsolètes ne sont également pas pertinentes pour les opérations quotidiennes et peuvent donc nuire à la capacité d'une entreprise à prendre de bonnes décisions commerciales en fonction des conditions actuelles du marché. Une étude menée par Dimensional Research a montré que « 82 % des entreprises prennent des décisions sur la base d'informations obsolètes » et que « 85 % déclarent que ces données obsolètes conduisent à de mauvaises décisions et à une perte de revenus. » 

Le passage au cloud crée plusieurs défis. De nombreuses organisations ne savent pas quelles données elles possèdent, où elles sont situées (sur site, dans des environnements cloud publics ou privés, ou un mélange de ceux-ci), pourquoi elles sont stockées et comment les données sont protégées.

Bien que le big data et l'analyse de données puissent fournir des informations exploitables et améliorer les capacités d'automatisation, une grande partie des données que les organisations collectent, traitent et stockent reste non organisée et non structurée. Malheureusement, les données obsolètes ou inactives peuvent augmenter à la fois les coûts de stockage et les risques de sécurité, sans apporter aucun avantage commercial. Pour réduire les risques, les organisations doivent identifier les données obsolètes puis décider s'il faut déplacer ces données (en les stockant de manière plus sécurisée), les archiver ou les supprimer. Les organisations doivent également établir une politique cohérente pour identifier et gérer les données obsolètes de façon continue.